2024หนังสือรับรองเงินเดือนมีความสำคัญอย่างไรสำหรับพนักงานประจำ
หนังสือรับรองเงินเดือน คือเอกสารที่ใช้เพื่อยืนยันการทำงานของพนักงาน โดยระบุจำนวนเงินตอบแทนที่ได้รับในแต่ละเดือนตามฐานเงินเดือน จำนวนเงินที่ระบุจะเป็นเงินเดือนเต็มที่โดยไม่รวมภาษีและค่าใช้จ่ายใดๆ พนักงานสามารถขอหนังสือรับรองเงินเดือนไปใช้ในการทำธุรกรรมต่างๆ เช่น การขอวีซ่า การขอสินเชื่อจากธนาคาร การซื้อบ้านหรือรถ และการสมัครบัตรเครดิต เอกสารนี้เป็นปัจจัยสำคัญที่ธนาคารใช้ในการพิจารณาให้สินเชื่อ โดยพิจารณาจากความสามารถในการชำระหนี้ของผู้ขอสินเชื่อ โดยใช้หลักฐานรายได้จากหนังสือรับรองเงินเดือนเป็นส่วนหนึ่งในการพิจารณา
2567อายุการใช้งานของหนังสือรับรองเงินเดือนสามารถใช้ได้นานแค่ไหน
หนังสือรับรองเงินเดือนเป็นหนึ่งในเอกสารประกอบการทำธุรกิจที่สำคัญมาก ๆ เนื่องจากเป็นเอกสารที่ใช้เพื่อยืนยันรายได้ของพนักงาน และยังสามารถนำไปใช้เพื่อขอสินเชื่อหรือวีซ่าได้อีกด้วย ดังนั้น การออกใบรับรองเงินเดือนให้ลูกจ้างจึงต้องเป็นไปตามเงื่อนไขและวัตถุประสงค์ของการใช้งาน เพื่อป้องกันการเกิดความผิดพลาดหรือความไม่ถูกต้องในภายหลัง
- เพื่อใช้ยื่นขอสินเชื่อหรือบัตรจากธนาคาร มักใช้งานได้ไม่เกิน 1 เดือน หรือ 30 วัน
- เพื่อใช้เกี่ยวกับหน่วยงานราชการ ใช้ได้ไม่เกิน 3 เดือน หรือ 90 วัน
- เพื่อยื่นขอวีซ่า มักใช้งานได้ไม่เกิน 1 เดือน หรือ 30 วัน ซึ่งบางครั้งอาจต้องใช้เอกสารเป็นภาษาอังกฤษ
พนักงานยังควรตรวจสอบข้อมูลในหนังสือรับรองเงินเดือนก่อนพิมพ์หนังสือรับรองเงินเดือนให้กับสถาบันการเงินหรือหน่วยงานที่ต้องการ เพื่อให้มั่นใจว่าข้อมูลที่ระบุในเอกสารถูกต้องและสอดคล้องกับความเป็นจริง พนักงานยังควรจะติดตามเวลาที่หนังสือรับรองมีอายุการใช้งาน และต้องรีบยื่นเอกสารภายในระยะเวลาที่กำหนดเพื่อป้องกันการเสียค่าปรับหรือความไม่สะดวกในการดำเนินการต่อไป
ส่วนประกอบที่สำคัญของหนังสือรับรองเงินเดือนที่จะต้องมีคืออะไรบ้าง
สิ่งที่ควรมีในหนังสือรับรองเงินเดือนสำหรับพนักงานหรือลูกจ้างที่เจ้าของกิจการจะต้องดำเนินการให้มีข้อมูลในแบบหนังสือรับรองเงินเดือนได้แก่
- ข้อความที่ระบุว่าเอกสารฉบับนี้เป็น “หนังสือรับรองเงินเดือน”
- ชื่อ-นามสกุล ของพนักงาน
- ชื่อบริษัทที่พนักงานทำงานอยู่ ,ตำแหน่งงานที่ทำ
- วัน/เดือน/ปีที่เริ่มต้นทำงาน จนถึงวันที่ปัจจุบันที่ออกหนังสือรับรองเงินเดือน
- อัตราเงินเดือน โดยที่ยังไม่รวมค่าตอบแทนอื่นๆ
- วันที่ในการออกเอกสาร
- ลงชื่อผู้อออกเอกสาร มีรายละเอียดพร้อมตำแหน่ง และลงชื่อหัวหน้างาน หรือเจ้าของที่มีอำนาจ
- ลงตราประทับของบริษัท (ขึ้นอยู่กับนโยบายของบริษัท)
ซึ่งการออกหนังสือรับรองเงินเดือนนั้นพนักงานไม่สามารถทำเองได้ จะต้องเป็นเจ้าของกิจการ หรือฝ่ายทรัพยากรบุคคล (HR) หรือผู้มีอำนาจ อาจจะเป็นผู้จัดการสาขาที่ได้รับการมอบอำนาจเป็นผู้ทำการออกให้เท่านั้น เพราะต้องมีลายเซ็นผู้ออกเอกสาร มิเช่นนั้นอาจจะถือว่าทุจริตในฐานะปลอมแปลงเอกสาร สำหรับบริษัที่ต้องการดูตัวอย่างแบบฟอร์มรับรองเงินเดือนก็สามารถดูได้จากข้อมูลทางออนไลน์ในเว็บไซต์ต่าง ๆ ได้เลย
ความแตกต่างของหนังสือรับรองเงินเดือนและสลิปเงินเดือน
องค์ประกอบในเอกสารจะแตกต่างกัน โดยสลิปเงินเดือนจะมีการรวมรายได้ทั้งหมด รวมไปถึงการหักภาษีมาให้ แต่หนังสือรับรองเงินเดือนจะบอกแต่รายได้ต่อเดือนแบบไม่หักภาษี โดยทั้งอย่างสามารถใช้เป็นหลักฐานสำคัญในการประกอบธุรกรรมต่างๆ ทางการเงิน เช่น ใช้หนังสือรับรองเงินเดือนสมัครบัตรเครดิตหรือการทำสินเชื่อหรือยื่นกู้กับธนาคาร เป็นต้น การมีหลักฐานว่ามีรายได้เท่าไรอย่างชัดเจนเป็นข้อดีในการพิจารณาความสามารถทางการเงิน เป็นประโยชน์สำหรับธนาคารอย่างมาก ถ้าไม่มีเอกสารนี้ก็จะเป็นข้อเสียสำหรับการทำธุรกรรมด้านสินเชื่อ โดยตอนนี้หลายที่มีบริการให้ดาวน์โหลดหนังสือรับรองเงินเดือนโดยจะเป็นหนังสือรับรองเงินเดือนออนไลน์
